Wo ist die Zeit hin?

Das Problem ist vielen Menschen bekannt, sie haben den ganzen Tag zu tun und fragen sich am Abend: Wo ist die Zeit geblieben?

Man hatte doch noch so viel auf dem Plan und hat sich noch allerhand vorgenommen. Wie soll man das denn schaffen? Viele Menschen klagen darüber, dass sie nie Zeit haben. Es gibt so viele Dinge, die sie erledigen müssen, und am Ende schaffen sie nicht einmal die Hälfte.

Aber wo ist eigentlich die Zeit hin?

Das kennt man bestimmt. Man sitzt Daheim oder im Büro und will sich auf eine wichtige Arbeit konzentrieren. Dann will man nur mal eben einen Kaffee holen, aber es ist kein Kaffee aufgesetzt. Dann hat außerdem niemand den Geschirrspüler ausgeräumt, und da war ja noch die Post, die man unbedingt erledigen wollte. Aber halt. Man erinnert sich wieder an die eigentliche Arbeit, die man erledigen wollte. Man setzt sich wieder dran, dann fällt einem aber noch etwas auf.

Auch wenn wir meinen uns auf eine Sache zu konzentrieren, lassen wir uns manchmal schnell von anderen Dingen ablenken. Ach, der Geschirrspüler muss noch gemacht werden. Der volle Mülleimer stört mich gewaltig. Ein Anruf geht ein, um den man sich kümmern muss. Der Kollege braucht Hilfe. Und so weiter. Ehe man es sich versieht, hat man nicht einfach eine Sache konzentriert bearbeitet, sondern sich um zig viele verschiedene Kleinigkeiten gekümmert. Je nachdem wie klein die Angelegenheit ist, hat man mehr oder weniger davon erreicht. Ich kenne das Problem auch (weil ich von Daheim arbeite). Wir alle kennen ja das Problem mit dem Haushalt: Es fällt IMMER was an!

Aber ich muss mich auch bremsen, damit ich nicht ständig aufspringe und mich um allerhand Kleinkram kümmere.

Zeitfresser finden

Bei manchen ist es aber nun nicht so einfach zu gucken, wo denn diese unnötigen Zeitfresser sind, die einem auf Dauer jede Menge Arbeitszeit stehlen. Zumal nicht jeder von uns die gleichen Zeitfresser hat. Der eine sitzt, in freudiger Erwartung auf ein wenig Entspannung, vor dem Fernseher. Dabei merkt er aber gar nicht, dass der Fernseher alles tut, einen aber kaum entspannt. Der nächste wird laufend von seinen Mitmenschen bei der Arbeit gestört und kann sich daher überhaupt nicht auf das konzentrieren, was er machen möchte.

Die Lösung? Zeitfresser aufspüren.

Und das geht ganz einfach: Eine Woche lang schreibt man sich jeden Tag ALLE Tätigkeiten auf. Absolut alles und schreibt im Idealfall noch dazu wie lange diese Tätigkeiten gedauert hat. Dem Kollegen helfen: 30 Minuten, den Geschirrspüler ausräumen: 12 Minuten, Fernsehen: 2 Stunden. Danach kann man mal die einzelnen Tätigkeiten für die Woche resümieren und einen Schluss aus der Zeit ziehen, die einem ständig fehlt.

Wer jeden Abend 2 Stunden in die Flimmerkiste schaut, dem fehlen jede Woche 14 Stunden. In dieser Zeit hätte man viele andere Dinge tun können. Wer bei 2-stündigem Fernsehkonsum beispielsweise immer geklagt hat, dass er keine Zeit für Sport hat, braucht nur den Fernseher ausschalten und an die frische Luft gehen.

Unterbrechungen vermeiden

Auch wenn man manche unnötigen Zeitfresser eliminieren oder durch wichtigere Dinge austauschen kann; manche Tätigkeiten kann man nicht völlig von sich schieben. Beispielsweise wenn man der Abteilungsleiter ist, lässt es sich nicht vermeiden hier und da mal in seiner Arbeit von Mitarbeitern unterbrochen zu werden. Auch unter Kollegen hilft man gerne mal aus, wenn der andere nicht weiter weiß. Aber irgendwann ist auch mal genug.

Wie kann man diese Unterbrechungen reduzieren?

1. Beibringen

Manche Kollegen kommen immer wieder mit den gleichen Problemen an, weil sie sich beispielsweise mit der Technik nicht auskennen. Das ist im Grunde nicht schlimm. Wenn man aber jeden Tag mehrmals unterbrochen wird, um dem Kollegen dann alles zu zeigen, kommt man nicht voran. Vielleicht kann man dem Kollegen ein praktisches Nachschlagewerk oder einen Kurs empfehlen, damit dieser sich das Wissen selbst aneignet.

2. Bitte nicht stören

Bei wichtigen Angelegenheiten ist es essenziell, dass man sich zu 100 % darauf konzentrieren kann. Dazu gehört auch, nicht laufend von irgendwem unterbrochen zu werden. Aber wie sollen die anderen wissen, wenn man gerade seine Ruhe braucht? Man könnte nun entweder herum laufen und allen mitteilen „Ich brauche in der nächsten Stunde meine Ruhe“ – das wäre aber albern. Oder man macht es sich leicht und hängt ein Schild mit der Aufschrift „Bitte nicht stören“ an seine Bürotür. Das bedeutet für die Kollegen und Mitarbeiter natürlich nicht, dass sie nun stundenlang auf das „Okay“ warten müssen, bis sie mit einer wichtigen Frage anrücken können. Man kann den anderen erklären, dass sie bei einem Notfall selbstverständlich eintreten dürfen. Diesbezüglich sollte aber unbedingt geklärt werden, bei welchen Angelegenheiten es sich um einen Notfall handelt, und bei welchen Dingen man lieber warten sollte.

3. Feste Zeiten

Die Konzentration steigt deutlich an, wenn man nicht zwischendurch wegen allerhand Firlefanz aufspringt und diese abarbeitet; sondern den täglich anfallenden Aufgaben eine feste Zeit zuspricht. Wer jeden Tag zahlreiche Papiere und Briefe auf den Schreibtisch gelegt bekommt, hat oftmals das Problem, am Ende der Woche alles voll mit Papierkram zu haben. Die Lösung? Man nimmt sich jeden Tag (vielleicht immer dann kurz vor Feierabend) eine halbe Stunde Zeit und heftet alle Papiere dort hin, wo sie hingehören. Das schafft nicht nur jede Menge Ordnung auf dem Schreibtisch, man hat auch stets seinen Papierkram erledigt.

Ich nutze die festen Zeiten zum Beispiel immer für den Nachmittag, wenn ich mit meiner Arbeit fertig bin. Und ansonsten nehme ich immer mal eine Minute (beispielsweise für die Wäsche), wenn ich ohnehin gerade keinen Kopf für meine Arbeit habe. So kriege ich dennoch alles erledigt.

4. Planen

Welche Dinge müssen heute dringend erledigt werden? Was kann man auf den nächsten Tag verschieben? Wie viel Zeit bleibt einem, bis man Aufgabe XY erledigt hat?

Planen ist das A und O für den Tag. Wenn man sich jeden Morgen die drei wichtigsten Aufgaben für den Tag raus pickt und diese angeht, hat man immer ein klares Ziel vor Augen. Diese Aufgaben werden nacheinander abgearbeitet. Und erst wenn diese Aufgaben erledigt sind, kümmert man sich um die nächsten drei Dinge.

Dazu gehört auch das Einschätzen der Prioritäten. Wie wichtig ist es, dass diese Dinge an diesem Tag erledigt werden müssen? Ist es eine Aufgabe, die auch erst am nächsten Tag gemacht werden kann, und man hat auch ohne diese Aufgabe noch 20 Dinge zu tun, dann ist es okay, wenn man das nicht heute schafft.

Ich verstehe die Menschen gut, die möglichst viel an einem Tag erledigt haben wollen – denn was erledigt ist, ist erledigt. Ich gehöre auch zu den Menschen, die es toll finden, wenn man alles an einem Tag abgearbeitet hat. Problematisch daran ist jedoch, dass das so nicht funktioniert. Es fängt schon damit an, dass manche Aufgaben mehr Zeit benötigen als andere. Beispielsweise dauert die Renovierung eines Dachbodens länger, als das Kochen fürs Abendessen. Das Gleiche gilt natürlich auch für die Arbeit. Was man an diesem Tag nicht schafft, schiebt man halt auf den nächsten Tag. Haben einige Aufgaben eine besondere Priorität, etwa deshalb, weil sie an einen festen Termin gebunden sind (Jubiläum, wichtiges Meeting, Geburtstag, Weihnachten usw.), müssen diese natürlich vor dem besagten Termin erledigt sein.

5. Aufgaben abgeben

Viele Menschen (insbesondere Frauen) meinen immer, dass sie sich selbst um alles Mögliche kümmern müssen. Dabei ist das völliger Blödsinn. Kein Mensch kann und sollte sämtliche Aufgaben alleine machen. Das gilt sowohl für den Haushalt, als auch für berufliche Tätigkeiten. Da sollte jeder dem anderen unter die Arme greifen, und wenn man vor lauter Arbeit gar nicht mehr weiß wohin damit sollte man sich problemlos an einen Kollegen wenden können. Und als Vorgesetzter gehört es dazu, dass man seinen Mitarbeitern ein paar Aufgaben abgibt.

Vielleicht sollte man dabei nicht demjenigen viel aufs Auge drücken, der ohnehin schon bis zum Hals in Arbeit steckt. Und vielleicht kann man jemandem auch ein paar verantwortungsvollere Tätigkeiten aushändigen, der nach einer Gehaltserhöhung gefragt hat. Quasi als letzter Test.

Kennt ihr auch die Probleme von fehlender Zeit? Was tut ihr, um mehr Zeit zu haben? Welche Tätigkeiten haltet ihr für Zeitverschwendung, und was macht ihr besonders gerne?

Weitere tolle Tipps zum Thema Zeit findet ihr in dem Buch „Coach dich selbst, sonst coacht dich keiner“ von Talane Miedaner.