Wie plant man seinen Tag richtig? Bei manchen Menschen habe ich so ein wenig das Gefühl, sie stehen auf, machen sich fertig und starten „irgendwie“ in den Tag hinein. Getreu dem Motto: Mal sehen, was mich heute erwartet.
Nun gut, immerhin sind sie mit frohem Mut dabei. Aber das ist nicht doch ein wenig blauäugig.
So geht es besser: Den Tag planen
Am frühen Morgen steht man auf, macht sich frisch und macht sich einen Plan von dem, was an dem Tag alles anliegt. Gibt es häusliche Pflichten, die erledigt werden müssen? Gibt es etwas wichtiges für die Schule oder die Arbeit zu bedenken? Liegen irgendwelche wichtigen Termine an?
Wer seinen Tag richtig plant, spart sich jede Menge Stress!
Und so geht es:
Nachdem der Wecker geklingelt hat, steht man auf, macht seine übliche Morgenroutine und nimmt sich in einem ruhigen Moment (am Besten ohne Radio, Fernsehen und anderen Ablenkungen) einen Block/ein Stück Papier/ein Notizbuch und notiert sich die anliegenden Aufgaben für den Tag. Das beste ist, man plant die jeweiligen Tätigkeiten schon mit festen Zeiten.
Öffnungszeiten beachten:
Wenn man die Wäsche aus der Reinigung abholen muss, und diese macht um 16 Uhr zu, sollte man das dabei immer berücksichtigen und dies bei der Planung vermerken. Das Gleiche gilt für einen Besuch bei der Bank, beim Einkaufen, dem Versenden von Briefen und Paketen und vielem mehr.
Zeitpuffer einplanen:
Das Schlimmste was man machen kann, ist den Terminkalender zum Erbrechen mit Terminen voll zu stopfen, sodass ein Ereignis gleich das nächste trifft. Gerade ist man noch im Gespräch mit dem Vorstand gewesen, schon geht es zu einem wichtigen Kundentermin. Der findet aber nicht im Haus statt, sondern an einem anderen Treffpunkt. Wenn dann auch noch eine rote Welle herrscht oder jemand mit dem Schlafwagen vor einem herzieht, sind Stress und Chaos perfekt.
Besser: Mindestens einen Zeitpuffer von 10 bis 15 Minuten einplanen. Sollte einem dann irgendetwas in die Quere kommen, gerät man dennoch nicht in Stress. Mit einem Zeitpuffer ist man für wichtige geschäftliche Termine früher anwesend und kann sich in der Zwischenzeit auf das bevorstehende Gespräch einstellen. Man kann ein paar Fragen durchgehen, sich die Papiere anschauen und muss seine Zeit nicht mit unwichtigen Dingen verschwenden, wie etwa sich eine Ausrede/Entschuldigung einfallen zu lassen, weshalb man zu spät ist.
Prioritäten setzen:
Gibt es Aufgaben, die man auch in den nächsten Tagen erledigen kann, oder hat man nur Tätigkeiten vor sich, die keinen Aufschub gewähren? Man sollte sich an dem Tag immer um die wichtigen Dinge kümmern, ohne die kleineren Dinge außer Acht zu lassen. Beispielsweise fallen in einer Woche 3 große Projekte und 10 kleinere Tätigkeiten an, dann sollte man sich sowohl um das eine, als auch um das andere kümmern, jedoch alles so planen, dass man a) nichts vergisst und b) alles ausgeglichen ist.
Großzügig planen:
Je nach Alter und Erfahrungen kann man die ungefähre Zeit für die einzelnen Aufgaben ganz gut einschätzen. Man weiß in etwa, wie lange man für die Ablage benötigt, wie viel Zeit man in etwa für den Abwasch braucht oder wie viele Minuten man ungefähr bei der Post verbringen kann. Dennoch sollte man sich, nur für den Fall der Fälle, etwas mehr Zeit einplanen. Manchmal geschehen nämlich unvorhergesehene Dinge, und plötzlich wird aus einem fünfzehnminütigen Aufenthalt schnell einmal eine halbe Stunde (oder sogar mehr).
Die Top 3:
Es fallen am Tag viele verschiedene wichtige Sachen an, und um alles muss man sich kümmern. Da ist es klug, einen Schritt nach dem anderen zu gehen. Auch wenn es heißt, dass Multitasking eine feine Sache ist, manche Sachen kann man nicht mit Multitasking kombinieren. Es geht einfach nicht. Und um dabei nun nicht ins Schleudern zu geraten, oder sich unnötigen Druck zu machen, wird empfohlen, sich auf 3 wichtige Dinge zuerst zu konzentrieren. Erst wenn diese drei Dinge abgearbeitet sind, kümmert man sich um die nächsten 3 Projekte.
Langfristig planen:
Liegen in der nächsten Zeit wichtige Termine an? Gibt es ein Jubiläum, für das man Sorge tragen muss, oder kommt bald ein Geburtstag? Dann ist es umso wichtiger, dass man rechtzeitig mit der Planung beginnt. Am Besten plant man wichtige Ereignisse nicht erst am gleichen Tag, sondern schon mindestens eine Woche (oder besser noch zwei Wochen) im Voraus. Sollte dann irgendetwas dazwischen kommen, hat man immer noch Zeit, eine Alternative in Erwägung zu ziehen.
Plan B:
Für letzteres ist es eine gute Idee, wenn man sich schon im Vorfeld über eine Alternative Gedanken macht. Gibt es einen Partyservice, der sich um das Essen kümmern soll? Dann sollte man noch ein paar andere Catering-Dienste in der Hinterhand haben – oder sich überlegen, ob man sich selbst um ein paar Schnittchen und etwas Fingerfood kümmern möchte.
Wie plant ihr euren Tag? Plant ihr euren Tag überhaupt, oder lasst ihr einfach alles auf euch zukommen? Erzählt mir von eurer Handhabe und schreibt es mir in die Kommentare!