Sensible Daten sollten nicht in die falschen Hände geraten, sonst kann das in vielerlei Hinsicht unliebsame Folgen nach sich ziehen. Deswegen tun Unternehmen aller Größenordnungen – vom Einmannbetrieb bis zum Großbetrieb – gut daran, sich ausreichend mit dem Thema Datenschutz zu beschäftigen. Wir informieren Sie, was Sie über den Datenschutz im Büro wissen müssen und geben Tipps, wie Sie für einen sicheren Umgang mit sensiblen Daten sorgen.
Warum ist der Datenschutz im Büro so bedeutsam?
In Deutschland gibt es verschiedene Gesetze, die den Datenschutz regeln. Dazu gehört auch die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die den Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten vorschreibt. Das sind unter anderem alle Kundendaten wie Namen, Anschriften etc. Verstöße gegen diese Gesetzesvorgaben können mit hohen Bußgeldern sanktioniert werden. Unternehmen sollten dem Thema Datenschutz aber nicht nur aufgrund der Gesetzesvorgaben einen hohen Stellenwert einräumen. Gelangen sensible Daten, wie wichtige Firmeninterna, in die falschen Hände, können dadurch hohe Umsatzeinbußen entstehen. Außerdem entsteht schnell ein Imageschaden, wenn bekannt wird, dass ein Unternehmen allzu sorglos mit Kundendaten umgegangen ist. Datenschutz im Unternehmen sollte also Chefsache sein, aber auch jeder einzelne Angestellte hat die Verantwortung, auf die Einhaltung der Datenschutzregeln zu achten.
Sorgen Sie für eine vorbildliche IT-Sicherheit
Die meisten Gefahren für die Datensicherheit lauern heutzutage bekanntlich im Internet. In größeren Unternehmen stellt die Chefetage die Datenschutzregeln deshalb am besten in Kooperation mit der IT-Abteilung auf. Einige grundlegende Sicherheitsmaßnahmen sollten für Betriebe jeglicher Größenordnung selbstverständlich sein. So muss jeder Computer mit einer Firewall und einem leistungsstarken Antivirenprogramm geschützt werden. Diese und andere Software sowie das Betriebssystem sollten zudem über Updates immer auf dem neuesten Stand gehalten werden. Veraltete Systeme und Software-Komponenten dienen Cyber-Kriminellen nämlich häufig als Einschlupfloch.
Leichtsinnigen Umgang mit Passwörtern vermeiden und Digitalkompetenz erhöhen
Erschreckend viele Menschen nutzen immer noch die simpelsten Passwörter, die leicht erraten werden können. Das trifft insbesondere auch auf Angestellte zu, die bei der Arbeit nicht ihre eigenen Daten schützen müssen und deswegen oft den bequemen Weg in Form von einfach zu merkenden Passwörtern wählen. Erstellen Sie deswegen Passwort-Richtlinien und achten Sie auch selbst auf gute Passwörter, die aus Buchstaben, Sonderzeichen und Zahlen bestehen und eine gewisse Mindestlänge aufweisen sollten. Die besten Passwörter bringen allerdings wenig, wenn sie im Browser gespeichert werden oder auf Notizzetteln vermerkt sind, die neben dem PC liegen oder am Monitor kleben. Für die einfache Verwaltung sicherer Passwörter gibt es Passwort-Manager. Darüber hinaus sollten Unternehmen allgemein auf eine hohe Digitalkompetenz ihrer Angestellten achten, die sich regelmäßig in speziellen Kursen auffrischen lässt. Denn auch die Cyber-Kriminellen gehen mit der Zeit und denken sich immer neue und raffiniertere Methoden aus, um in Systeme zu dringen und Daten zu stehlen.
Auch abseits des PCs auf vorbildliche Datensicherheit achten
Gefahren für die Datensicherheit bestehen nicht nur online, sondern auch vor Ort. Jeder PC sollte deshalb mit einem sicheren Passwort geschützt und gesperrt werden, wenn ein Angestellter seinen Arbeitsplatz verlässt. Den Bildschirm zu sperren, gelingt bei Windows-Rechnern am einfachsten mit der Tastenkombination Windows + L. Dokumente mit wichtigen Daten sollten nach der Nutzung sicher aufbewahrt werden. Achten Sie daher darauf, dass ein Aktenschrank abschließbar ist, damit Unbefugte keinen Zugriff auf die darin aufbewahrten Dokumente haben. In jedes zeitgemäße Büro gehört ein Aktenvernichter, mit dem nicht mehr benötigte Dokumente zuverlässig vernichtet werden können. Auch hier ist eine entsprechende Anweisung an die Angestellten hilfreich, dies konsequent so zu handhaben. Oft werden Dokumente mit sensiblen Daten immer noch über den Papierkorb entsorgt. Des Weiteren ist eine sichere Aufbewahrung der Schlüssel für das Büro und die Aktenschränke unverzichtbar. Außerdem sollten natürlich keine Unbefugten Zugang zu den Büroräumen bzw. Arbeitsplätzen erhalten.
Weitere Tipps für den Datenschutz
Halten Sie Ihre Mitarbeiter an, Privates und Berufliches zu trennen und zum Beispiel keine privaten Datenträger an die Computer des Unternehmens anzuschließen. Auch auf Social-Media lauern viele Gefahren: Ein unachtsamer Klick in der Mittagspause auf einen Link von einem vermeintlichen Bekannten kann ausreichen, um Schadsoftware in das IT-System des Unternehmens zu schleusen. Einen hundertprozentigen Datenschutz gibt es nicht, aber der gesunde Menschenverstand und ein umsichtiger Umgang mit Geräten und Daten tragen schon viel dazu bei, dass sensible Informationen nicht in die falschen Hände geraten.