In Unternehmen aller Branchen fallen täglich große Mengen an Dokumenten an. Viele dieser Unterlagen enthalten vertrauliche Informationen – sei es zu Kunden, Geschäftspartnern oder internen Abläufen. Sobald diese Daten nicht mehr benötigt werden, stellt sich die Frage: Wie kann man sie rechtssicher und effizient vernichten? Die korrekte Aktenvernichtung ist nicht nur eine organisatorische Maßnahme, sondern auch ein zentraler Bestandteil des Datenschutzes und der Unternehmenssicherheit.
Warum ist Aktenvernichtung so wichtig?
In einer Zeit, in der Datenschutzverletzungen schwerwiegende rechtliche und wirtschaftliche Konsequenzen nach sich ziehen können, darf man die Bedeutung der Aktenvernichtung nicht unterschätzen. Dokumente mit personenbezogenen oder sensiblen Daten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Werden diese Fristen nicht eingehalten oder Dokumente unsachgemäß entsorgt, drohen Bußgelder nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie Vertrauensverluste bei Kunden und Geschäftspartnern. Außerdem ist das ordnungsgemäße Vernichten von Akten ein Schutz vor Industriespionage, Identitätsdiebstahl und Missbrauch. Selbst scheinbar unwichtige Dokumente können für Dritte nützlich sein, um Rückschlüsse auf Geschäftszahlen, Strategien oder Kundenbeziehungen zu ziehen.
Welche Arten von Akten müssen vernichtet werden?
Grundsätzlich betrifft die Aktenvernichtung alle Arten von Informationen, die nicht mehr gebraucht werden und nicht weiter archiviert werden müssen. Dazu gehören unter anderem folgende Arten:
- Personalakten und Bewerbungsunterlagen
- Rechnungen, Lieferscheine und Verträge
- Steuerunterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
- Patientenakten in medizinischen Einrichtungen
- Unterlagen mit Kundendaten
- Notizen, Protokolle, interne Berichte
Wichtig ist, dass man sich an die geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hält – diese beträgt in der Regel sechs oder zehn Jahre, abhängig vom Dokumententyp.
Welche Vorschriften gelten?
Neben der DSGVO gibt es auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und spezifische Vorschriften, zum Beispiel aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO). Unternehmen sind verpflichtet, Daten nicht länger als nötig aufzubewahren und sie anschließend sicher und endgültig zu löschen oder zu vernichten.
Besondere Relevanz hat hierbei die Norm DIN 66399, die verschiedene Schutzklassen und Sicherheitsstufen für die Vernichtung von Datenmaterial definiert – sowohl in Papierform als auch digital.
Große Mengen effizient und sicher entsorgen: Warum man auf spezialisierte Dienstleister setzen sollte
Gerade in größeren Unternehmen oder nach umfassenden Projekten fallen oft große Mengen an Papierdokumenten an, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden müssen. Der Versuch, solche Volumina intern zu entsorgen – etwa mit einem Aktenvernichter – ist nicht nur zeitaufwändig, sondern birgt auch Sicherheitsrisiken. Herkömmliche Geräte sind für diese Mengen oft nicht ausgelegt und erreichen nicht die nötige Sicherheitsstufe. Zudem bindet der Vorgang personelle Ressourcen, die an anderer Stelle effizienter eingesetzt werden könnten. In solchen Fällen ist es besonders sinnvoll, auf spezialisierte Unternehmen für Aktenvernichtung zurückzugreifen. Diese bieten eine schnelle, rechtskonforme und lückenlos dokumentierte Vernichtung an – oft mit abschließender Übergabe eines Zertifikats, das den sicheren Ablauf bestätigt. Die Akten werden dabei entweder direkt vor Ort in mobilen Anlagen oder in gesicherten Transportfahrzeugen abgeholt und anschließend zentral vernichtet. So spart man Zeit, minimiert Risiken und bleibt gleichzeitig im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Methoden der Aktenvernichtung
Für Unternehmen ist es oft sinnvoll einen zertifizierten Dienstleister zu beauftragen, da dieser den gesetzlichen Anforderungen gerecht wird und den Prozess effizient gestaltet. Man kann Akten auf unterschiedliche Weise vernichten – entscheidend ist dabei, dass sie nicht mehr rekonstruierbar sind. Zu den gängigsten Methoden zählen folgende:
- Aktenvernichter (Schredder): Für kleine Mengen und in einzelnen Büros sind diese Geräte sehr sinnvoll, sie müssen aber den Ansprüchen an die Sicherheit genügen.
- Externe Dienstleister: Spezialisierte Unternehmen bieten Aktenvernichtung nach DIN 66399 an, inklusive Sicherheitszertifikaten und Abholung in verschlossenen Behältern.
- Mobile Aktenvernichtung: Es gibt Dienstleister, die direkt zum Unternehmen kommen und die Akten vor Ort vernichten. So bleibt der Prozess sicher und für das Unternehmen nachvollziehbar.
Digitalisierung: Chance für weniger Papier
Die fortschreitende Digitalisierung hilft dabei, die Anzahl physischer Akten von vornherein zu verringern. Digitale Archivierungssysteme ermöglichen nicht nur einen effizienteren Zugriff auf Daten, sondern reduzieren auch den Bedarf an Lagerflächen und Papierverbrauch.
Wichtig ist allerdings, dass auch digitale Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen DSGVO-konform gelöscht werden. Das bedeutet, dass Dateien so entfernt werden müssen, dass sie nicht wiederhergestellt werden können – zum Beispiel durch spezielle Löschsoftware oder durch physisches Zerstören von Datenträgern. Die Kombination aus Digitalisierung und sicherer Aktenvernichtung bietet also nicht nur Vorteile für Organisation, sondern auch für Umwelt und Compliance.
Anforderungen, die man an einen Dienstleister stellen sollte
Wenn man die Aktenvernichtung an einen externen Dienstleister auslagert, sollte man auf folgende Kriterien achten:
- Zertifizierung nach DIN 66399
- Verschlusssichere Behälter für die Sammlung der Akten
- Dokumentierte Vernichtungsprozesse
- Aufstellung eines Vernichtungsprotokolls oder -zertifikats
- Datenschutzkonforme Vertragsgestaltung nach Artikel 28 DSGVO
So stellt man sicher, dass die Verantwortung für die Datenvernichtung nicht zur rechtlichen Stolperfalle wird.
